Política de Tratamiento de Información y de Datos Personales de Digimotos de Colombia S.A.S. – “Digimotos”
CONTENIDO:
1. Disposiciones generales:
1.1 Objetivo.
1.2 Marco jurídico.
1.3 Definiciones.
2. Derechos de los titulares de los datos personales.
3. Deberes y obligaciones de DIGIMOTOS:
3.1 Deberes y obligaciones en calidad de responsable.
3.2 Deberes y obligaciones en calidad de encargado.
4. Tratamiento de los datos personales:
4.1 Datos personales sujetos a tratamiento.
4.2 Autorización para el tratamiento de datos personales.
4.3 Mecanismos para la solicitud de autorización y la recolección de datos personales.
4.4 Finalidades del tratamiento de los datos personales.
4.5 Acceso a los datos personales.
5. Compromiso de seguridad.
6. Atención de consultas y reclamos relacionadas con el tratamiento de los datos personales:
6.1 Área encargada de atender las consultas y reclamos.
6.2 Procedimiento para la presentación de consultas.
6.3 Procedimiento para la presentación de reclamos.
7. Disposiciones finales:
7.1 Vigencia de la política.
7.2 Vigencia de las bases de datos.
1. Disposiciones generales:
1.1. Objetivo:
Esta Política tiene como objetivo establecer e informar los lineamientos, principios y procedimientos que debe seguir DIGIMOTOS DE COLOMBIA S.A.S. (DIGIMOTOS), con el tratamiento de los datos personales de sus accionistas, socios comerciales, colaboradores, trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes, potenciales clientes y en general todas las personas respecto de las cuales recolecte, reciba y trate datos personales[1], con el fin de proteger sus derechos en calidad de titulares y garantizar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia.
Los lineamientos que conforman esta Política aplican para todos los procesos (internos/externos) y a las plataformas (servidores, portales web, redes sociales, sistemas operativos, bases de datos y aplicaciones) que manejan información personal de clientes, corporativos y no corporativos y los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus empleados, colaboradores y proveedores, quienes también son responsables de implementar sus propios procedimientos en aras de dar cumplimiento a las políticas fijadas.
1.2. Marco jurídico:
Esta Política fue elaborada de conformidad con el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial con las disposiciones establecidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.
1.3. Definiciones: Para efectos de este documento las siguientes expresiones se entenderán así:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: es la comunicación verbal o escrita, que el responsable pondrá a disposición de los titulares, mediante la cual se les informará sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Información y Datos personales que le será aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades a las que estarán sujetos sus datos personales.
Base(s) de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Consultas: es la solicitud que realice el titular, el causahabiente o su representante sobre sus datos personales que se encuentren en las bases de datos.
Cuentas oficiales en redes sociales: son aquellos perfiles o páginas de las cuales DIGIMOTOS es propietario y administrador exclusivo.
Dato(s) Personal(es): es cualquier información asociada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato(s) Personal(es) Público(s): son los datos personales calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato(s) Personal(es) Semiprivado(s): son los Datos personales que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato(s) Personal(es) Privado(s): son los datos personales que por su naturaleza íntima o reservada solo son relevantes para el titular.
Dato(s) Personal(es) Sensible(s): son los datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Empleado o exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.
Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Finalidades: son los propósitos para los cuales se podrán tratar los datos personales, autorizados por los titulares.
Personal: son todas las personas naturales que se encuentren vinculadas a DIGIMOTOS y que desarrollan actividades tendientes a desarrollar el objeto de DIGIMOTOS en Colombia, con independencia del tipo de vinculación. Asimismo, se entenderán como personal a todas aquellas personas naturales vinculadas a los encargados.
Proveedores: personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes DIGIMOTOS tiene relación jurídico-comercial.
Reclamo: es la solicitud presentada por el titular, su causahabiente o representante, en los casos en que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que se advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia.
Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia/RGPD: se refiere a la normativa general que regula la protección de datos personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la complementen o modifiquen.
Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
Socio comercial: personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social, tales como centros de servicio autorizados, puntos de venta y distribuidores autorizados de repuestos y accesorios.
Titular(es): es la persona natural cuyos datos personales son tratados por DIGIMOTOS.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2. Derechos de los Titulares de los datos personales:
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tendrán los siguientes derechos:
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, excepto en los casos en que se encuentre en una excepción a este requisito, de conformidad con lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
C. Ser informado por el responsable o encargado respecto del uso que le han dado a los datos personales, una vez el titular lo solicite.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
E. Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos personales en los casos en que durante el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa, pues se entienden por derechos del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de aplicación en el país.
3. Deberes y obligaciones de DIGIMOTOS:
En atención a que en DIGIMOTOS concurren las calidades de responsable y encargado, le corresponde el cumplimiento de los siguientes deberes en cada caso:
3.1. Deberes y obligaciones en calidad de responsable.
A. DIGIMOTOS en calidad de responsable se compromete a:
1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2) Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
3) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4) Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5) Garantizar que la información que se suministre a los encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado.
8) Suministrar al encargado únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
9) Exigir al encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos del Régimen General de Protección de Datos Personales.
11) Adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
12) Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13) Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
14) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
3.2. Deberes y obligaciones en calidad de encargado.
B. DIGIMOTOS en calidad de encargado se compromete a:
1) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales.
4) Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
6) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
7) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
8) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012.
11) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
4. Tratamiento de los datos personales.
4.1. Datos personales sujetos a tratamiento:
En desarrollo de los principios establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales, DIGIMOTOS se limitará a recolectar los datos personales pertinentes y adecuados para las finalidades para las cuales son requeridos y autorizados por el titular.
Los datos personales que recolecta y trata DIGIMOTOS dependen del contexto de sus interacciones con sus “Grupos de Interés”, de las solicitudes que a futuro realicen los titulares de los datos personales respecto del tratamiento de su información, de los servicios o productos que el titular utilice por parte de DIGIMOTOS. No obstante, de manera general, DIGIMOTOS se abstendrá de recolectar y tratar datos personales sensibles y datos personales de niños niñas y/o adolescentes. En los casos en que sea absolutamente necesario recolectar este tipo de datos personales, DIGIMOTOS informará a los titulares los datos personales sensibles y/o los datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que serían objeto de tratamiento y solicitará la correspondiente autorización en los términos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales.
4.2. Autorización para el tratamiento de datos personales:
DIGIMOTOS se reserva el derecho de recolectar y tratar los datos personales y de solicitar la copia de la respectiva autorización directamente o por medio de sus socios comerciales o proveedores que tengan la calidad de encargados. En este último caso, los socios comerciales o proveedores podrán tener la calidad de responsables independientes a DIGIMOTOS, así como de encargados de DIGIMOTOS, situación que se informará por medio de la correspondiente autorización.
DIGIMOTOS solamente realizará el tratamiento de los datos personales que hayan sido autorizados por su titular de manera previa, expresa e informada por medio de una autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca de parte del titular. La copia de la mencionada autorización será conservada por DIGIMOTOS.
En el momento en que el titular otorgue su autorización, DIGIMOTOS le informará las finalidades y el tratamiento al que estarán sometidos sus datos personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus datos personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de permanecer en la base de datos.
DIGIMOTOS se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.
DIGIMOTOS no estará obligada a solicitar la autorización del titular de los datos personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) datos públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En los eventos señalados, DIGIMOTOS podrá recolectar los datos personales, incluso los datos sensibles y transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al titular. En estos escenarios, DIGIMOTOS se abstendrá de utilizar los datos personales para finalidades propias.
4.3. Mecanismos para la solicitud de la autorización y la recolección de Datos personales.
DIGIMOTOS podrá solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales a sus “Grupos de Interés” de las siguientes formas:
4.3.1. Escrita: es el medio a través del cual de manera física y presencial DIGIMOTOS, en el desarrollo de su objeto social y sus actividades económicas, solicita al titular la autorización para el tratamiento de sus datos personales, por medio de uno de los modelos vigentes.
4.3.2. Verbal: es el medio a través del cual, de manera audible, sea presencial o vía telefónica o por medio de canales digitales DIGIMOTOS, en el desarrollo de su objeto social y sus actividades económicas, solicitará la autorización y recolectará los datos personales.
4.3.3. Virtual: es el medio a través del cual, DIGIMOTOS, utilizando medios tecnológicos solicita al titular su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Algunos de los medios tecnológicos autorizados son: la página web, chat y la interacción en las cuentas oficiales en redes sociales.
4.3.4. Por conducta inequívoca: es el medio a través del cual, DIGIMOTOS puede concluir de forma razonables que un titular otorgó su autorización para el tratamiento de sus datos personales a partir de una conducta desarrollada por el titular.
DIGIMOTOS podrá recolectar los datos personales de sus clientes, entre otros, por los siguientes canales: su contact-center, su página web, el chat de su página web, el chat de las redes sociales de las marcas que comercializa; sus centros de servicio autorizados; sus puntos de venta y los eventos que realice.
¿Cómo recopilamos los datos de nuestros clientes?
Los datos personales de los clientes los obtenemos cuando son proporcionados directamente en canales presenciales o digitales (Ej. El cliente se registra a través de nuestro sitio web o a través de las redes sociales de DIGIMOTOS, o nos contacta a través de correo electrónico, teléfono, fax, o por medio escrito o personal en cualquiera de nuestros locales comerciales u oficinas).
¿Con quién compartimos los datos de nuestros clientes?
De conformidad con la normativa vigente y mediante la implementación de medios seguros, DIGIMOTOS podrá transferir los datos de los clientes a terceros proveedores, socios comerciales o colaboradores. También podrá transferir los datos recolectados en caso de una fusión o venta de activos de la Compañía siempre y cuando se cuente con la autorización expresa e inequívoca del titular de dichos datos. Asimismo, DIGIMOTOS podrá entregar los datos personales de los clientes siempre que medie orden escrita de autoridad judicial competente.
4.4. Finalidades del Tratamiento de los Datos personales:
Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los titulares por medio de la autorización, DIGIMOTOS tratará los datos personales, de cada uno de los siguientes ¨Grupos de Interés¨, de acuerdo con las siguientes finalidades:
4.4.1. Accionistas:
a) Mantener una comunicación eficiente y asertiva con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.
b) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que DIGIMOTOS cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.
c) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.
4.4.2. Socios comerciales:
a) Mantener una comunicación eficiente con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes entre DIGIMOTOS y los socios comerciales.
b) Enviar información institucional, comercial y de interés para el fortalecimiento y cumplimiento de la relación comercial entre DIGIMOTOS y los socios comerciales, para el sector y/o la industria.
c) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.
d) Enviar información técnica de los productos o servicios de DIGIMOTOS que los socios comerciales se encuentren autorizados para adelantar.
e) Realizar el seguimiento a las cotizaciones, ventas y entregas efectivas que realicen de los productos de DIGIMOTOS.
f) Realizar el seguimiento a la gestión de los centros de servicio autorizados y centros de distribución y venta.
g) Realizar el seguimiento a los servicios postventa de los productos y servicios de DIGIMOTOS.
h) Desarrollar programas de entrenamiento de asuntos relevantes para la relación comercial entre DIGIMOTOS y los socios comerciales, para el sector y/o la industria.
i) Revisar y analizar los documentos para asignación de cupos de crédito.
j) Realizar procesos de actualización de información.
k) Realizar actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que DIGIMOTOS cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias y contractuales con sus socios comerciales.
4.4.3. Colaboradores, trabajadores o extrabajadores:
DIGIMOTOS en calidad de empleador y/o beneficiario de los servicios de sus colaboradores, por mandato de la legislación laboral y los acuerdos convencionales debe contar con información personal de sus empleados y/o colaboradores.
Para materializar obligaciones laborales, DIGIMOTOS posee información y datos relacionados con la identificación del empleado, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salario, fondos de pensiones, cesantías, riesgos profesionales, caja de compensación, seguros de vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago de los emolumentos provenientes de la relación de trabajo, afiliaciones a entes externos (fondos de empleados, sindicatos, convenios financieros y de servicios, entre otros) que voluntariamente el empleado ha solicitado y autoriza los descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones, previa existencia de acuerdos entre esos terceros y DIGIMOTOS.
Sin perjuicio de lo anterior, DIGIMOTOS tratara la información personal de sus colaboradores, empleados y exempleados con la finalidad de:
a) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores de DIGIMOTOS y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
c) Verificar el cumplimiento de las políticas internas de DIGIMOTOS y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.
d) Mantener una comunicación eficiente de la información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con los trabajadores.
e) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de DIGIMOTOS, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por DIGIMOTOS.
f) Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud.
g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por DIGIMOTOS.
h) Informar sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de DIGIMOTOS y con el desarrollo de su objeto social.
i) Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
j) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.
“Los colaboradores, empleados y exempleados podrán consultar la información personal que sobre ellos reposa en las bases de datos de DIGIMOTOS, así como los derechos derivados del tratamiento de su información, por medio de los canales internos dispuestos por DIGIMOTOS”
4.4.4. Proveedores:
Los Proveedores al autorizar por cualquier medio el uso de su información, autorizan a DIGIMOTOS para que utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y use la información personal con el objeto de:
a) Ingresar su información a una base de datos
b) Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:
· Pago de obligaciones contractuales.
· Reporte a entidades gubernamentales.
· Entrega de información a entidades Estatales o judiciales que la requieran.
· Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato.
c) Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que DIGIMOTOS requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones u oficinas; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.
d) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los proveedores.
e) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.
f) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados DIGIMOTOS.
h) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa realizar estudios estadísticos o procesos contables.
¨Para el ejercicio de los derechos derivados del tratamiento de los datos personales que suministren, los proveedores cuentan con los canales establecidos en la relación contractual¨.
4.4.5. Clientes y potenciales clientes:
a) Atender las solicitudes, las preguntas, quejas o reclamos presentados por los titulares en los canales de atención de la compañía, relacionados con los productos y/o servicios de DIGIMOTOS y de los servicios o productos de DIGIMOTOS que haya solicitado o recibido por medio de un socio comercial o proveedor.
b) Enviar información comercial sobre las actividades que realiza DIGIMOTOS y sus socios comerciales o proveedores, sobre el lanzamiento de nuevas campañas publicitarias, promociones, productos o servicios. Así como realizar invitación a eventos comerciales, de mercadeo y de servicios postventa.
c) Hacer seguimiento a la experiencia recibida en los centros de servicio autorizados y los puntos de venta administrados de manera directa por DIGIMOTOS o por sus socios comerciales; realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los productos de DIGIMOTOS.
d) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.
e) Informar sobre el estado de las solicitudes de apoyo financiero activadas con el propósito de adquirir productos y/o servicios de DIGIMOTOS.
f) Informar sobre cambios en los productos y en los servicios de DIGIMOTOS y de los socios comerciales o proveedores y realizar actividades de postventa.
g) Realizar actividades de analítica de información, generación de estadísticas, reportes, investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
h) Dar respuesta y seguimiento a la gestión de peticiones, quejas y reclamos de todo tipo.
i) Brindar acompañamiento a compradores y envío de productos.
j) Hacer envío de información comercial y educativa de importancia para la industria o el sector y de servicio.
k) Realizar procesos de actualización de información.
l) Informar sobre cambios en las políticas y/o procedimientos de DIGIMOTOS.
m) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
4.5. Acceso a los datos personales:
El acceso a las bases de datos que se encuentren bajo la responsabilidad de DIGIMOTOS solamente estará disponible para el personal de DIGIMOTOS que requiera acceder y tratar la información para el desarrollo de sus funciones.
DIGIMOTOS no compartirá o entregará las bases de datos ni los datos personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las finalidades autorizadas, los datos personales podrán ser legítimamente transmitidos a terceros, con quienes se firmará el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el tratamiento de la información se realice en cumplimiento de esta Política.
4.6. Datos personales no solicitados:
De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales, contractuales o laborales con DIGIMOTOS, es posible que nos sean remitidos datos personales sin la autorización otorgada por el titular. En estos casos, el titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca, consistente en enviar su información a DIGIMOTOS autoriza el tratamiento de sus datos personales con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a DIGIMOTOS.
La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información de: i) personas que desean trabajar en DIGIMOTOS y ii) personas que desean vincularse como proveedores, colaboradores o socios comerciales de DIGIMOTOS.
Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la firma de la autorización correspondiente para continuar con el tratamiento de los datos personales.
4.7. Limitaciones temporales al Tratamiento de Datos personales:
DIGIMOTOS conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir datos personales y solo para las finalidades mencionadas.
Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención al: (i) el tiempo durante el cual tengamos una relación con usted y le prestemos nuestros servicios y (ii) exista una obligación legal, contable o administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los que estemos sometidos.
DIGIMOTOS almacenará sus datos personales desde que se conoce la información más 20 años. Terminado este tiempo, destruiremos los datos personales o los eliminaremos de nuestras bases de datos.
5. Compromisos de seguridad de la información:
DIGIMOTOS está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que se encuentran almacenados en sus bases de datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.
Por lo anterior, DIGIMOTOS garantiza a los titulares de los datos personales la conservación de los mismos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.
6. Atención de Consultas y Reclamos relacionadas con el Tratamiento de los Datos personales:
6.1. Área encargada de atender las consultas y reclamos:
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Área encargada de atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales: |
Área de servicio al cliente |
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Dirección: |
Av. Boyacá # 8 - 41, Bogotá D.C. |
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Correo electrónico: |
6.2. Procedimiento para la presentación de Consultas:
1) Los titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán consultar la información personal del titular bajo la responsabilidad de DIGIMOTOS, con el propósito de que DIGIMOTOS les suministre toda la información contenida en sus bases de datos que estén vinculadas con el titular.
2) Las consultas deberán formularse a los canales de atención que se establecen en el numeral 6.1.
3) DIGIMOTOS podrá solicitar la identificación plena del solicitante y los documentos que demuestren la calidad de titular, causahabiente, representante o apoderado en la que se actúa, en los casos en que lo considere necesario.
4) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3. Procedimiento para la presentación de Reclamos:
1) Los titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o adviertan el presunto incumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales podrán presentar reclamos a DIGIMOTOS.
2) Los reclamos deberán formularse a los canales de atención que se establecen en el numeral 6.1., y deben incluir lo siguiente:
a. identificación del titular.
b. calidad en la que actúa el solicitante.
c. documento que demuestra la calidad en la que actúa el solicitante.
d. descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
e. dirección de notificaciones y respuestas y,
f. los documentos o pruebas que se pretendan hacer valer.
3) Si el reclamo resulta incompleto, DIGIMOTOS requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4) Una vez recibido el reclamo completo, el registro asociado al titular pasará a un estado inactivo y se incluirá en las bases de datos en las que se encuentra información asociada al titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite”. Adicionalmente, tendrá asociado un registro de solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
5) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. Disposiciones finales.
7.1. Vigencia de la Política:
El presente documento entró en vigor a partir del 24 de octubre de 2019 y su primera modificación entró en vigor el 15 de agosto de 2022.
Todo cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a través de la página web de DIGIMOTOS y por los medios que de manera general use DIGIMOTOS para ponerse en contacto con los titulares, durante por lo menos 10 días hábiles anteriores a su entrada en vigor.
7.2. Vigencia de las Bases de Datos:
Las Bases de Datos bajo la administración de DIGIMOTOS tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los datos personales para las finalidades descritas en esta Política y se conservarán los datos personales, incluidos estas, a menos que el titular solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
Digimotos de Colombia S.A.S.
NIT. : 901.334.454-2
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[1] En desarrollo de este documento se denominarán “Grupos de Interés”
